STK TÜRKİYE AİLE PLATFORMU/TÜRAP

İÇTÜZÜĞÜ

 

 

İçindekiler

 

Madde 1. Gerekçe …………………………………………………………………………………………………………. 2

Madde 2. STK’ların TÜRAP’a Katılım Prosedürü…………………………………………………………..2

Madde 3. TÜRAP Üyesi STK’lar………………………………………………………… …….2

3.1 TÜRAP Üyesi STK’larda Aranan Kriterler……………………………………….……2-3

3.2 Üye STK’ların Görev ve Sorumlulukları………………………………………..……..3

3.3 Üye STK’ların Asil ve Yedek Temsilcilerinin Görev ve Sorumlulukları………..……3-4

Madde 4: İstişare Grubu Gündemi …………………………………..…………………………4

4.1 İstişare Grubu Toplantı Usulü……………………………………………………..……5

4.1.1 E-mail üzerinden İstişare Grubu toplantısı………………………………………..…5

4.1.2 İstişare Grubu İl toplantıları……………………………………………….………….5

4.1.3 İstişare Grubunun Birim Kurulma Aşamasında Öncelikleri…………………………5-6

Madde 5: Genel Meclis ……………………………………………………………………………………………………6-7

            5.1. Genel Meclis Olağan Toplantıları……………………………………..……….…..…6

            5.2. Genel Meclis Olağanüstü Toplantıları……………………………………………..…6

            5.3 Genel Meclis Toplantı Usulü………………………………………………………..…6

            5.4 Genel Meclis Gündemi  ……………………………………………………..……..…7

Madde 6: Seçim Kriterleri…………………………………………………………………..…..7

6.1 Genel Koordinatör, Genel Koordinatör Vekili, Genel Sekreter Seçim Kriterleri……..7-8

            6.2 Genel Sekreter Adayı Gösteren STK’da Bulunması Gereken Kriterler………..……..8

            6.3 Danışman/Denetleme Grubu Seçiminde Kriterler…………………………………….8

Madde 7. Karar Alma……………………………………………………………………………….8-9

7.1 Oylamaya Dikkat Edilecek Hususlar …………………………………………………9

Madde 8. TÜRAP Yönetim Organizasyon ve Ana Fonksiyonları ……………………………………..9


SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI

TÜRKİYE AİLE PLATFORMU/ TÜRAP

İÇTÜZÜĞÜ

MADDE 1: Gerekçe

İşbu İçtüzük, TÜRAP’ın işleyişindeki ayrıntıları belirlemek için hazırlanmıştır.

MADDE 2: STK’ların TÜRAP’a Katılım Prosedürü (Bkz Mutabakat Tutanağı Madde 7)

  1. Katılmak isteyen aday STK; “TÜRAP Katılımcı Başvuru Dilekçesi”ni doldurur. TÜRAP Web sitesinde yer alan Mutabakat Tutanağı ve İçtüzüğü okur. Sitedeki  “Kurumsal Tanıtım Formu” ve “Kapasite Tespit Formu” na kuruluşuyla ilgili bilgileri işleyerek TÜRAP Genel Sekreterliğine gönderir.  

Genel Sekreterlik eksiksiz doldurulmuş olan formları 15 gün içinde İstişare Grubuna iletir.

İstişare Grubu, Aday STK’yı formlar, kurumun web sitesi ve referans gösterdiği kurumlar üzerinden değerlendirerekkararını verir.

Genel Sekreterlik alınan kararı iki ay içinde Aday STK’ya bildirir:

  1. İletişim Ağında yer alması uygun görülen STK’lara İletişim Ağı Formu gönderilerek geri bildirimde bulunması istenir.
  2. Üyeliğe uygun görülenlere;
    1. Akredite STK statüsünde üyeliğe uygun görülenlere bir ön yazı ile statüsü bildirilir. “STK Katılım Başvuru Formu”, “Temsilci İletişim Bilgileri Formu” gönderilir. Asil ve Yedek Temsilcilerin CV’leri ile birlikte Genel Sekreterliğe iletmeleri istenir.
    2. İstişare Grubu’na üye olması uygun görülen STK’lara, bir ön yazı ile Akredite Üye veya İstişare Grubu üyesi tercihinde bulunması istenir. “STK Katılım Başvuru Formu”, “Temsilci İletişim Bilgileri Formu” gönderilir. Asil ve Yedek Temsilcilerin CV’leri ile birlikte Genel Sekreterliğe iletmeleri istenir.
  3. Genel Merkezde dokümanların işlemleri yapılır. STK’nın yer aldığı statüde (İstişare Grubu Üyeliği/Akredite STK/İletişim Ağı) e-gruba üyeliği gerçekleştirilir.

MADDE 3. TÜRAP Üyesi STK’lar (Bkz Mutabakat Tutanağı Madde 10)

MADDE 3.1 TÜRAP Üyesi STK’larda Aranan Kriterler (İstişare Grubu/Akredite STK)

  1. Türkiye’de faaliyet gösteriyor olmak, merkezinde cep/tel/faks, interneti etkin kullanan bir sekretere sahip olmak,
  2. En az bir yıldan beri aktif olarak faaliyette bulunmak,
  3. En az bir sosyal sorumluluk projesini hayata geçirmiş olmak,
  4. Asil ve yedek iki temsilcisinden en az biri ile il toplantıları ve Genel Meclis toplantılarına katılma imkânına sahip olmak,
  5. TÜRAP Üyelerinden en az birinin referansını almış olmak,
  6. TÜRAP Genel Merkezi çalışmalarında giderleri (sekreter maaşı, sigorta, kırtasiye, bülten, broşür gibi dokümanların basımı, web sayfası, iletişim v.b ) karşılamak için aylık 50/yıllık 600 TL ile destek vermek. Bağışlar Genel Sekreterlik görevini üstlenen Üye STK’nın makbuzu ile şartlı bağış olarak kabul edilir, harcamalar belgeleri ile Muhasebe raporu haline getirilerek İstişare Grubuna sunulur.

İstişare Grubu üyesi STK’lar aidat ödemekle mükelleftir. Akredite STK’ların aidat ödeme zorunluluğu yoktur.

MADDE 3.2 Üye STK’ların Görev ve Sorumlulukları

  1. Katılım Prosedürünü eksiksiz yerine getirmek,
  2. Her sayfasını iki yetkilisinin imzaladığı TÜRAP Mutabakat Tutanağı ve İçtüzüğünü, Üyelik statüsü devam ettiği sürece başvuru kaynağı olarak kabul etmek,
  3. Seçtiği Asil ve Yedek Temsilcilerinin toplantılara katılımının devamlılığını sağlamak ve temsilci değişikliğini TÜRAP Genel Sekreterliğine yazılı olarak bildirmek,
  4. TÜRAP Üyesi olmanın Ulusal/Uluslararası düzeyde STK’lara sağlayacağı avantaj ve sorumluluk bilinciyle hareket etmek,
  5. TÜRAP’ın uygun gördüğü faaliyetlerine imkânları nispetinde katkıda bulunmak ve desteklemek,
  6. TÜRAP web sitesinde TÜRAP Üyesi olarak tanıtım bilgileri ile yer almak,
  7. TÜRAP’ın adı zikredilerek yapılması planlanan etkinlikler (bildiri, yürüyüş, basın toplantısı vb. önemli etkinlikler) konusunda, İstişare Grubunun onayı istendiği zaman olumlu veya olumsuz görüşünü, konu güncelliğini kaybetmeden ivedilikle Genel Sekreterliğe yazılı olarak iletmek,
  8. Yetki verilen konular dışında TÜRAP adına sözlü-yazılı beyanat vermemek, etkinlik düzenlememek.

MADDE 3.3: Üye STK’ların Asil ve Yedek Temsilcilerinin Görev ve Sorumlulukları

  1. İstişare Grubu ve Genel Meclis Toplantılarına asil veya yedek temsilciyle katılmak, asil temsilcinin bulunmadığı durumlarda yedek temsilci olarak görev yapmak, kuruluş adına asil temsilci olarak tek oy kullanmak, (E-grup üzerinden yapılan toplantılara sadece İstişare Grubu Üyeleri katılır.) gerekli durumlarda Genel Meclisi olağanüstü toplantıya çağırmak,
  2. İnternet kanalıyla yapılan, kurumu adına gerçekleştirilen tüm iletişimlerde muhataba ivedilikle geri bildirimde bulunmak,
  3. TÜRAP Genel Sekreterliğinden gelen bilgi ve belgeleri, kuruluşunun yetkili organlarına iletmek,
  4. Kuruluşunun aile ve aile bireyleri ile ilgili çalışmaları ve projeleri hakkında Genel Sekreterliği bilgilendirmek,
  5. Kendisinin ve temsilcisi olduğu kuruluşun onayladığı görevleri üstlenmek.

MADDE 4: İstişare Grubu Gündemi

Genel Sekreter tarafından, Genel Koordinatör işbirliğiyle hazırlanır. Üye STK’lar tarafından gündeme alınması önerilen maddeler, toplantı tarihinden en az yedi gün önce Genel Merkeze yazılı olarak bildirilir. Aynı gün gelen teklifler, İstişare Grubu’nun kararı doğrultusunda gündeme dâhil edilir. Çok sayıda öneri geldiği zaman aşağıdaki öncelik kriterleri dikkate alınır:

  1. Karar ve etkinlik gerektiren güncel, acil konular,
  2. Üyelerin yarısından fazlasının önerileri,
  3. Danışman/Denetleme Grubu (DDG)’nin önerileri,
  4. Birimlerin önerileri,
  5. Çatı kuruluşların önerileri,
  6. Uzmanlaşmış STK’ların önerileri,
  7. Platform Ana Konularıyla ilgili başarılı projeler yürüten STK’lardan gelen önerileri.

İstişare Grubu Gündem Maddeleri genelde aşağıdaki gibidir:

1)      Açılış

2)      Tanışma (Gündem müsait olduğunda Üyeler kuruluşları hakkında ayrıntılı bilgi verirler.)

3)      Acilen görüşülmesi ve karar alınmasını gerektiren konular

4)      Genel Koordinatör, Genel Sekreter raporu ve ekleri (sekretarya çalışmaları: katılım başvuruları, ziyaretler, dilekçeler,  dokümanlar, giden evraklar, ilgili Ulusal/Uluslararası etkinlikler konusunda bilgilendirmeler, Platform Üyeleri ile ilgili güncel istatistikî veriler, İletişim Ağı ile ilgili bilgiler vb.),  Birim raporları, Komisyon Raporları, Temsilci/Gözlemci/Danışman raporları,  Danışman Denetleme Grubu (DDG) raporu

5)      Bir önceki dönemde gündemde olduğu halde karara bağlanamamış konular

6)      Gelecek dönem etkinlik planı

7)      Öneriler, temenniler

8)      Kapanış

MADDE 4.1: İstişare Grubu Toplantı Usulü

MADDE 4.1.1: E-mail üzerinden İstişare Grubu toplantısı

Toplantı Gündemi ve ekleri e-mail üzerinden üyelere (İstişare Grubu üyeleri ve Akredite STK üyelerine )  iletilir. İstişare Grubu’nda yer alan oy hakkı bulunan temsilci karar alınması gereken konularda oyunu en geç yedi gün içinde e-grup üzerinden bildirir. Aciliyet durumuna göre bu süreç daha kısa olabilir. Oy hakkı bulunan Üyelerin geri bildirimde bulunulmadığı durumlarda alınan kararlara onayladığı kabul edilir. Akredite STK’lar gündem hakkındaki görüş ve önerilerini Genel Sekreterliğe bildirebilir ama oy hakkı yoktur.

E-mail üzerindeki toplantı sonuçları tüm Üyelere (İstişare Grubu ve Akredite STK) gönderilir.

MADDE 4.1.2: İstişare Grubu İl toplantıları

Gündem yoğunluğuna göre bir veya birkaç gün olmak üzere sosyal etkinlikleri de kapsayacak şekilde planlanabilir.

Genel Koordinatör, Genel Sekreter raporu ve ekleri, toplantı tarihinden önce e-mail kanalıyla tüm Üyelere (İstişare Grubu/Akredite STK) ulaştırılır.

Toplantılara İstişare Grubu, Akredite STK temsilcileri yedekleri ile birlikte katılabilir. Girişte isimleri ve statülerini belirten yaka kartlarını takar ve Üye STK listesinde statü ve isimlerinin karşısını imzalayarak toplantıya iştirak ederler. Üye STK’lara içinde gündemin, Genel Koordinatörün ve Genel Sekreterin raporları ve eklerinin bulunduğu dosya sunulur. Toplantıya Genel Koordinatör başkanlık eder. Oy hakkı bulunan temsilciler (İstişare Grubu asil temsilcileri); kuruluşunun adı yazılı oy çubuğunu kaldırarak oy kullanır. Akredite STK’nın oy hakları bulunmamakla beraber temsilcileri toplantılarda düşünce ve önerileri ile katkıda bulunur.

“İletişim Ağı’nda yer alan ve “İletişim Ağı Formu” doldurarak Platforma kayıtlı bulunanlar toplantıya Misafir Statüsünde katılabilirler. İletişim Ağında yer aldığı halde ilgili formu doldurmayanlar talepleri doğrultusunda aynı statüde toplantıyı izleyebilirler.

MADDE 4.1.3: İstişare Grubunun Birim Kurulma Aşamasında Öncelikleri

Aynı ana konuda Birim oluşturmak için birden fazla başvuru olduğu durumlarda İstişare Grubu öncelik kriterlerini dikkate alarak karar verir.

Kriterler:

  1. Birim Merkezi, Koordinatörlük, Genel Sekreterlik ve sekretarya fonksiyonunu üstlenen STK’nın TÜRAP üyesi (İstişare Grubu veya Akredite STK) olması (şart); tercihen TÜRAP İstişare Grubu Üyesi olması,
  2. Birden fazla TÜRAP üyesinin kurucular arasında yer alması (tercih)
  3. Birim Koordinatörlüğünü üstlenen TÜRAP üyesinin aynı ilde ve/veya bölgede yedi veya daha fazla STK’nın katılımını sağlamış olması (tercih)
  4. Birim Merkezi, Koordinatör ve Genel Sekreterin aynı konumdaki TÜRAP Genel Merkezi, Genel Koordinatörü ve Genel Sekreterinde aranana donanıma sahip olması (tercih)
  5. Daha önce TÜRAP Organları arasında görev yapmış olması. (tercih)

MADDE 5: Genel Meclis  (Bkz Mutabakat Tutanağı Madde 9)

MADDE 5.1: Genel Meclis Olağan Toplantıları

Yılda bir defa İstişare Grubu kararı ile belirlenen yerde yapılır. Gündem yoğunluğuna göre bir veya birkaç gün olmak üzere sosyal etkinlikleri de kapsayacak şekilde planlanabilir. TÜRAP Birim toplantıları da aynı zaman diliminde gerçekleştirilebilir.

MADDE 5.2: Genel Meclis Olağanüstü Toplantıları

Genel Meclis Olağanüstü Toplantıları aşağıdaki bildiren şartlarda gerçekleşir:

  • Üye STK’ların ¾’ün yazılı talebiyle
  • Birden fazla Genel Koordinatör Vekilinin bulunduğu durumlarda Genel Koordinatörden boşalan göreve hangi Vekilin seçileceğini belirlemek için,
  • Genel Sekreterlik görevi yerine getirilemediği veya çekildiği durumlarda.

MADDE 5.3: Genel Meclis Toplantı Usulü

Üye Kuruluş temsilcileri (İstişare Grubu ve Akredite STK üyeleri) statülerini ve isimlerini belirten yaka kartlarını takarlar. Üye listesindeki statü ve isimlerinin karşısını imzalayarak toplantıya girerler. Üye STK’lara içinde gündemin ve Genel Koordinatörün yıllık raporu ve eklerinin bulunduğu dosya sunulur. Toplantıya Genel Koordinatör başkanlık eder. Oy hakkı bulunan temsilciler kuruluşlarının adı yazılı oy çubuğunu kaldırarak oy kullanır.

İletişim Ağı’nda yer alan ve “İletişim Ağı Formu” ile Platformda kaydı bulunanlar, Genel Meclis Toplantısına’’  “Misafir Statüsünde” katılabilirler. İletişim Ağında yer aldığı halde ilgili formu doldurmayanlar talepleri doğrultusunda aynı statüde toplantıyı izleyebilirler.

MADDE 5.4: Genel Meclis Gündemi

 Genel Sekreter tarafından Genel Koordinatör ile istişare edilerek hazırlanır. Gündem ve Yıllık Faaliyet raporu toplantı tarihinden en az bir hafta önce tüm üye STK’lara internet kanalıyla ulaştırılır.

Gündem Maddeleri genelde aşağıdaki gibidir:

1)      Açılış

2)      Yıllık Genel Koordinatör, Genel Sekreter Raporu eklerinin ve diğer raporların sunumu,

3)      Genel Koordinatörü/Vekili/Vekilleri, Genel Sekreterlik Merkezi, Genel Sekreter ve Ekibi,  Danışman Denetleme Grubu (DDG) seçimi veya görev sürelerinin uzatılması,

4)      Mutabakat Tutanağı, İçtüzük ve doküman revizyonları

5)      Gelecek dönem stratejik planının paylaşılması

6)      Düşünce ve öneriler

7)      Kapanış

MADDE 6: Seçim Kriterleri

MADDE 6.1: Genel Koordinatör, Genel Koordinatör Vekili, Genel Sekreter Seçim kriterleri: (Bkz Mutabakat Tutanağı Madde 13.14.15.16)

  1. TÜRAP’ta Üyelerden olarak biri olarak (İstişare Grubu veya Akredite STK) yer almak (şart), tercihen TÜRAP İstişare Grubu Üyesi olmak,
  2. TÜRAP Mutabakat Tutanağı ve İçtüzüğünde ön görülen görev ve sorumlulukları yerine getirecek kapasite, tecrübe, birikim ve isteğe sahip olmak, zaman ayırabilmek (şart),
  3. Oy hakkı olan temsilcilerin ¾ ü tarafından seçilmiş olmak (şart),
  4. Gönüllü kuruluşlarla ile ilgili hukuki mevzuata aşina,  Türap Mutabakat Tutanağı, İçtüzüğüne hâkim olmak (şart),
  5. Daha önce aynı görevde başarılı çalışması bulunmak (tercih),
  6. Üniversite mezunu veya akademik kariyere sahip olmak (tercih),
  7. STK’larda veya kurumlarda aile ve aile bireyleri ile ilgili sosyal projelerde yöneticilik yapmak veya aktif görev yapmış olmak (tercih)
  8. Bölgelerde görev yapacak ve bu bölgelerde TÜRAP Katılımcıları arasında koordinasyon sağlayacak Genel Koordinatör Vekillerinde yukarıdaki şartlar aranır.
  9. Genel Sekreterlik hizmetlerinin verimli olarak yürütülebilmesi için merkezin, Genel Sekreterin ve Genel Sekreter Vekillerinin yakın fiziki ortamlarda ve etkin bir istişare ile çalışacak şekilde seçimi esastır. Bu açıdan Genel Sekreter adayları, ekip olarak seçime girerler. (şart)

MADDE 6.2: Genel Sekreter adayı gösteren STK’da bulunması gereken kriterler

Genel Sekreter adayı gösteren STK’nın merkezi, Platform merkezi olarak da değerlendireceği için STK’nın aşağıdaki imkanlara sahip olunması gerekir. Platform Genel Meclisi bu kriterleri de dikkate alarak Genel Sekreteri ve ekibini seçer.

a-Aday gösteren Üye STK’nın haftanın 5 günü tam zamanlı ve sigortalı olarak Platform çalışmalarını yürütecek en az bir profesyonel sekretere, ekip ve ekipmana sahip olması,

b-Platform Web sitesinin güncellenmesinin takibinin yapılması,

c-Platform Bültenini, Broşür vb. dokümanlarını hazırlama basma imkanı bulunması,

d-Merkez çalışmasında gerekli giderlerin destekçi ve sponsor tarafından karşılanamadığı durumlarda Genel Koordinatör ile birlikte sponsor temin edebilmesi,

MADDE 6.3: Danışman/Denetleme Grubu Seçiminde Kriterler (Bkz Mutabakat Tutanağı Madde 22)

  1. Üye STK’nın TÜRAP üyesi olması ve en az iki yıl İstişare Grubunda yer almış olması (şart),
  2. Daha önce DDG, TÜRAP Genel Koordinatörü veya Vekilliği, Genel Sekreter veya Vekilliği görevlerinden birinde bulunmuş olmak (tercih) ,
  3. Türap Mutabakat Tutanağı ve İçtüzüğünde ön görülen görev ve sorumlulukları yerine getirecek kapasite, tecrübe, birikim ve isteğe sahip olması, zaman ayırabilmesi,(şart)
  4. Gönüllü kuruluşlarla ile ilgili hukuki mevzuata aşina,  Türap Mutabakat Tutanağı, İçtüzüğü ve Sekretarya Çalışma Rehberi’ne hâkim olması (şart)
  5. Oy hakkı olan temsilcilerin ¾’ü tarafından seçilmiş olması (şart)
  6. Yönetim Kurulu Başkanı veya başkan düzeyinde bir konumda bulunması (tercih).

MADDE 7:  Karar Alma

Genel Meclis ve İstişare Grubu toplantılarında kararlar, niteliğine göre oy birliği, oy çokluğu veya salt çoğunlukla alınır:

ü  Oy birliği: İstişare Grubu Asil temsilcilerinin tümünün onayını ifade eder. (STK Türkiye Aile Platformu/TÜRAP adı zikredilerek yapılacak ve Üye kuruluşları sorumluluk altında bırakma riski olan bildiri yayınlama, yürüyüş, basın toplantısı düzenleme vb. konularda İstişare Grubu Temsilcilerinin ait olduğu STK Yönetim Kurullarının da tümünün onayı gerekir.)

ü  Oy çokluğu: Genel Meclisi ve İstişare Grubunun gerçekleştirdiği toplantılara katılan oy hakkı bulunan temsilcilerinin hazirununun ¾ onayını ifade eder.(Genel Koordinatör/Vekili/Vekiller, Genel Sekreter/Vekili/Vekilleri, Genel Sekreterlik ve Danışman Denetleme Grubu/DDG seçimi, Platforma katılım talebinde bulunan STK başvurularında statü belirlenmesi, proje yürütücülüğü ve sekretaryasını üstlenen Üye STK’ların formata uygun projelerinin ortak proje olarak desteklenmesi vb.)

ü  Salt çoğunluk: Oy hakkı bulunan temsilcilerin hazirunun yarıdan bir fazlasının oylarını ifade eder. (Toplantının yapılacağı ilin seçimi, tarih belirleme, vb.)

ü  İstişare Grubu, Genel Meclis İl Toplantılarında hazirun: Toplantıya katılmış oy hakkı bulunan üyelerin tümünü ifade eder.

ü  İnternet toplantılarında hazirun: Alınacak kararlar konusunda Genel Merkez’den internet kanalıyla ulaşılan İstişare Grubu’nun tümünü ifade eder.

MADDE 7.1: Oylamada Dikkat Edilecek Hususlar

  1. Aksine karar alınmadıkça oylamalar açık usulle yapılır.
  2. Kararlar sekreter tarafından Karar Defterine geçirilir, kayıt altına alınır. Çekimser kalanlar veya onaylamayanlar kararlarının altına gerekçelerini belirterek muhalefet şerhlerini koyarlar.

MADDE 8: TÜRAP Yönetim Organizasyon ve Ana Fonksiyonları

TÜRAP beş ana fonksiyonla çalışır:

  • Karar Organı: TÜRAP’ta kararalar İstişare Grubu ve Genel Meclis’te alınır
  • İdare İletişim: TÜRAP Genel Sekreterliğini üstlenen Üye STK’nın merkezinde (veya müstakil TÜRAP merkezinde) Genel Sekreter sorumluluğunda yürütülür.
  • Planlama Çalışmaları: Genel Koordinatör, Genel Sekreter, Danışman/Denetleme Grubu tarafından Üye STK’ların önerileri dikkate alınarak hazırlanır. İstişare Grubu ve Genel Meclis tarafından oyçokluğu ile kabul edilir.
  • Platformun Temel Etkinlikleri: Koordinatör, Genel Sekreter, Sekretarya, Birimler, Komisyon/Alt Çalışma Grupları ile yürütülür.
  • Lojistik Çalışmaları: Platformun temel etkinliklerini desteklemek için yürütülen faaliyetlerdir. İhtiyaç duyulan ekip, ekipman, mekan, sponsor temini web sitesi, broşür hazırlığı, ayni ve nakdi destek bu bölüm içinde yer alır. TÜRAP Üyelerinin, İletişim Ağında yer alanların, destekçilerin katkılarıyla ile yürütülür.